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【企業管理】公司日常事務流程分析優化

【摘要】:公司事務體系是由各個事務流程構成的,通過公司日常事務流程分析,首先可實現事務性工作的可視化,使工作信息得以共享,并可尋找到創造價值的工作和不創造價值的工作,尋找到必要但不合理的工作,從而形成需要改善的課題。

  公司事務體系是由各個事務流程構成的,通過公司日常事務流程分析,首先可實現事務性工作的可視化,使工作信息得以共享,并可尋找到創造價值的工作和不創造價值的工作,尋找到必要但不合理的工作,從而形成需要改善的課題。


公司日常事務流程分析


  公司事務流程的可視化


  為了明確事務性工作流程的工作內容構成和過程,首先按以下順序進行事務流程的可視化分析。

      1)選擇本部門的主要事務。

  2)調查該事務的處理狀況。
  3)調查各個時間段、每日、每月的事務量。
  4)調查各個部門(個人)間的分工。

  5)確定本部門的瓶頸:能力的瓶頸、時間瓶頸等。


  在事務流程分析中應用IE的分析方法和思路,把事務性工作進行分類和圖示化。
  將看不見的事務可視化。實際工作可以用圖畫表現,容易理解,較易展開討論。

  可以明確整體的相互關系,通過將前后部門聯系起來看,可以發現重復作業。實態把握較快,流程圖的繪制會比用文字描寫事務流程更快,更清楚。


  公司事務流程的分析


  在事務流程可視化的基礎上,首先對事務流程從工作內容、工作時間、工作人數上進行分析,之后再分析流程中每個工作的瓶頸,包括時間、人力、硬件能力、其他,最后綜合以上分析,匯總合理化建議,需提高的點、需改善點,等等。

  在問題分析中,工作內容的瓶頸有些是單一的,有些是多重的;有些是工作資格的,有些是技術的,等等。這里進行充分的分析,將會有利于下一步問題解資格的,有些是技術的,等等。這里進行決方案的分析,實施改善計劃。


公司日常事務流程分析


  公司事務流程的問題點分析和改善計劃

  匯總以上分析,制訂改善計劃,通過對主要流程的可視化分析、具體工作內容和瓶頸分析、問題點改善方案分析,明確流程中的問題點,提出改善方案。


  事務性工作時間抽樣分析


  事務時間分析最終是由每個人按責任分工的不同,共同完成的。人的工作時間效率也就是工作的效率。通過時間抽樣分析,定量確定人的工作浪費點,形成改善課題。從中尋找不創造價值的時間和工作內容。
  事務抽樣分析,主要針對事務性工作的人員。
  例如人員的工作狀態,針對辦公室現場抽樣的數據結果分析。
  辦公室工作的主要內容

  在位置上:閱讀(電腦),閱讀,書寫(電腦),書寫,電話,資料整理,思考,說話休息,小睡,其他。

      在辦公室內:會議室(會議,討論步行,說話,復印,尋找(資料、人等)休息,小睡,其他。

      不在辦公室:出差,外部會議(明確回來時間),外部會議(不明確回來時間),到外部門明確回來時間,到外部門(不明確回來時間),不知。


  IE是浪費定量化和改善技術,是管理改善技術。公司日常事務流程分析中把IE的工具和方法應用到事務性工作的浪費定量化和改善之中。其關鍵是為提高,改善工作環境,效率,質量提煉形成改善課題找出非規律工作,找出不合理的時間分配、不合理的工作內容、不直接創造價值的工作,找出工作的瓶頸、人力資源的瓶頸時間的瓶頸、能力的瓶頸和技術的瓶頸。

 

 

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